El lugar de celebración será la ciudad de Santa Cruz de La Palma, municipio que cuenta con un mercado municipal de gran valor arquitectónico y que aúna la venta de productos del entorno local de La Palma con el atractivo turístico que supone su visita.
Tras reunión celebrada con el Sr. Alcalde de la ciudad D. Juan José Neris, se ha alcanzado el acuerdo de celebrarlo en el salón de actos municipal y contar en su apertura con las palabras de bienvenida del primer edil.
El local deberá contar con iluminación y sonido ex profeso para la retransmisión en video y grabación de todas las intervenciones, encargándose de ello empresas especializadas.
Se contará a su vez con arreglos florales en la zona de escenario.
Tras la celebración del acto se realizará limpieza de la sala a fin de dejar en óptimas condiciones la instalación a fin de corresponder a la cesión gratuita realizada por el Ayuntamiento.
El evento contará con el correspondiente seguro de responsabilidad civil.

En la primera jornada, a mitad de las intervenciones, se realizará un descanso con coffee break con dulces palmeros.
Al final del horario de la mañana tendrá lugar un almuerzo de convivencia en restaurante de La Palma especializado en comida canaria.
Al final del horario de la tarde se realizará una cena de convivencia en restaurante de La Palma especializado en pescado local.
Al día siguiente, al finalizar el encuentro se ofrecerá a los asistentes un brindis de despedida.

Para fomentar la participación de los pequeños comerciantes de los mercados tradicionales se hace necesario optar por abonar los gastos de desplazamiento y alojamiento de los participantes de otras islas. Hay que tener en cuenta que por regla general son personas con recursos limitados.
La estimación en cuanto al número de asistentes se encuentra en 80 personas. El origen de los mismos será de 55 residentes canarios y 25 residentes en península.
Los gastos de viaje se contratarán a través de una agencia de viajes, estimándose el costo del vuelo de los residentes canarios en 62 euros/persona/ida y vuelta. Los residentes peninsulares tienen un coste estimado 500 euros/persona/ida y vuelta y está calculada la asistencia de 18 personas, todos ellos representantes de los mercados más importantes del país y miembros de la Confederación de Mercados de España.
Se seleccionará hotel de categoría cuatro estrellas para pernoctar la noche que de va de la primera a la segunda jornada.
Al ser diverso el origen de los participantes será necesario contratar traslados en diferentes horarios desde el aeropuerto hasta Santa Cruz de La Palma.
Se entregarán a los asistentes regalos de cortesía consistentes en productos típicos de La Palma a fin de contribuir a la promoción de productos de la isla.

Se realizarán encuestas entre las personas interesadas en el encuentro a fin de sondear que tipo de contenidos despiertan mayor interés y en cuales merece la pena extenderse.
El encuentro será retransmitido en directo mediante streaming para que puede ser seguido por todos los comerciantes que no se hayan podido desplazar y también representantes políticos y técnicos que lo consideren, además del resto de mercados de España cuyo contacto será realizado a través de Confederación de Mercados Tradicionales de España. Ello implica la colocación de iluminación y sonidos adecuados para la correcta transmisión y grabación.
Asimismo se elaborará un video resumen con el contenido de las ponencias y las mesas de debate así como las aportaciones de todos los participantes.
Este contenido multimedia será promocionado y difundido en internet mediante las redes sociales del sector y también a través de comunicados y entrevistas en prensa y radio.
Se encargará la elaboración de diseño gráfico para el logo identificativo del encuentro y creatividad para el programa del mismo.